La ley más peligrosa para las PYMES este 2021
En España tenemos una fiscalidad tan complicada para el empresario medio que literalmente ha obligado al mercado a crear una profesión que libere a este de este problema: los gestores.
Las consecuencias de esto hasta ahora no han sido tan graves, ya que un gestor puede representar al cliente en la mayoría de situaciones ante el Estado y cumplir sus obligaciones fiscales por él, pero esta situación ha cambiado desde 2021 por una nueva ley que se ya está empezando a aplicar.
La ley de la que hablamos es la nueva ley de Registro Laboral, y establece la obligación por parte de la empresa del registro horario de sus trabajadores, y tiene varios puntos esenciales (que vamos a explicar en este artículo de menos de 10 minutos) a conocer si queremos evitar multas muy inoportunas en momentos como el actual.
Esta ley exige al dueño de la empresa cumplir con una serie de obligaciones muy importantes que son intransferibles, y sanciona con multas de hasta 6.000€ (o hasta 180.000€ en empresas grandes) a aquellas empresas que no la cumplan.
Nota:
Este artículo te interesa sobre todo si tienes empleados o vas a tenerlos en un futuro (si no es así deja de leer), y si estás en esta situación, te recomendamos leer hasta el final (daremos un regalo muy grande).
¿La ley más importante a cumplir en este 2021?
Te ponemos en situación. Una PYME de tamaño medio empieza el 2021 con optimismo de cara a su futuro. A pesar de haber tenido un 2020 complicado donde ha tenido que poner en ERTE a alguno de sus empleados por la bajada de facturación ha empezado el 2021 recuperándose bien de la mala situación creada.
Las ventas suben, los empleados pueden volver a trabajar (algunos en teletrabajo) y parece que todo está en orden.
Pasan los meses y un día como otro cualquiera llega un inspector de trabajo que, además de exigirle todo lo habitual, pasa a exigirle un registro que valide el horario que han llevado sus empleados durante estos años y que, como es normal, no tienen.
Pasan los meses y un día como otro cualquiera llega un inspector de trabajo que, además de exigirle todo lo habitual, pasa a exigirle un registro que valide el horario que han llevado sus empleados durante estos años y que, como es normal, no tienen.
El inspector ve el incumplimiento y empieza a hacer más preguntas:
- ¿Desde hace cuantos años no lleva tomando el registro de sus empleados?
- ¿No tiene absolutamente ningún documento que lo registre?
- ¿Si es que tiene alguno, sabe que lo tiene que guardar durante 4 años?
- ¿Cuántos empleados tiene exactamente?
La empresa escucha esto y se empieza a preocupar… y con razón.
Estas preguntas sabe que no solo agravan la infracción que intuye que ha cometido y le acercan a una multa de hasta 6000€, sino que además pueden derivar en problemas colaterales como inspecciones posteriores mucho más completas que lleven a detectar otras infracciones involuntarias y más multas (una vez que el inspector de trabajo ve que has infringido una obligación siempre vuelve a ver si hay más).
Decimos que esta ley es probablemente la más importante de 2021 porque:
- Aunque esta ley entró en vigencia hace 3 años (el 12 de marzo de 2019), es ahora donde se está empezando a aplicar con mucha fuerza debido a una mayor falta de control por el teletrabajo y porque anteriormente no se aplicó (el primer año porque los inspectores son más benevolentes y el segundo por el COVID).
- Debido al desconocimiento de la ley es la que más probablemente cause grandes multas en empresas que aún se están recuperando de la pandemia además de sucesivas inspecciones que pueden agravar la situación.
- La mayoría de PYMES tienen una situación muy precaria ante esta ley (a más empleados peor) porque estos registros de horario en realidad deberían haberse empezado a crear hace 3 años y tienen que guardarse por 4 años, y la mayoría de estas empresas no los tiene (agravando mucho la multa y dejando a interpretación de la seguridad social porque no lo han hecho, lo cual es incluso peor).
Debido a esto, esta ley representa un problema muy grave para las PYMES no solo por sus consecuencias económicas y administrativas, sino por la altísima probabilidad de que afecte a estas en este 2021.
Porque la mayoría de PYMES lo solucionan MAL
Si has comprendido la gravedad de la situación es probable que te preguntes: “pero… ¿esto tiene esto solución? ¿qué tengo que hacer para evitarlo?” Tranquilo, en este artículo también queremos definir qué soluciones son las mejores en base a su costo-beneficio, pero sobre todo queremos evitarte que uses soluciones que, más que ayudar, perjudican incluso más que la propia multa a la PYME.
1. Inventar nosotros mismos los registros previos
La primera opción que se le puede venir a uno cuando busca una solución a este problema puede ser la generación de estos registros pasados nosotros mismos, y simplemente decirle a nuestros empleados que firmen todos los días de una sola sentada.
Esta solución, como se puede intuir, no es que no solo no valga porque en los inspectores tienen medios para detectar este tipo de maniobras, sino que agrava muchísimo la situación porque al tratar de falsificar un documento cometemos una infracción muy grave, con multas de hasta más de 150.000€.
Las PYMES pueden recibir multas de hasta 6.000€ por no cumplir con esta ley
2. Hablar con una gestoría para que lo gestionen ellos
En nuestra experiencia este tipo de medida es la que toma la gran mayoría de PYMES, sin saber que también está mal.
En primer lugar esta solución es un error porque la ley exige que la persona que prepara y revisa estos registros realmente tiene que ser alguien dentro de la empresa (se entiende que no puedes controlar el horario de un empleado si estás fuera), por lo que las gestorías lo máximo que pueden hacer es preparar una plantilla a rellenar por los empleados y después revisarla, pero nada más allá de eso.
El problema de esto es que, como veremos en la siguiente solución, hacerlo nosotros mismos con o sin plantilla tiene un coste de tiempo y de errores posibles muy grande, y realmente no nos compensa (aún menos si la gestoría nos va a cobrar un precio alto si nos tiene que preparar y revisar todo).
3. Preparar los registros manualmente de forma interna
La siguiente opción podría ser que un “becario” o nosotros mismos nos encargásemos de realizar todos los registros. Esta opción no está “mal” en el sentido de que realmente es la solución correcta (pero más arcaica) de hacer los registros, pero actualmente hay opciones mucho mejores, seguras y rápidas.
Cualquier tipo de tecnología que nos permita automatizar este proceso estándar va a ayudarnos muchísimo a reducir el error humano (muy probable si lo hacemos nosotros mismos) y a rebajar los enormes costes de tiempo que implica esto (y que implica no invertirlo en otras actividades que sí que dan ingresos, suponiendo un coste económico).
Nuestro consejo es que no uséis esta opción porque en errores y tiempo siempre os va a salir mucho más cara que invertir en tecnología que haga el proceso sola.
Evita errores de Registro en tiempo y en dinero e invierte en tecnología que haga el proceso sola
4. Instalar máquinas de fichaje
El primer tipo de tecnología que puede ayudarnos a automatizar este proceso son las máquinas de fichaje. Esta opción, aunque es mejor que todas las anteriores, para nosotros tampoco se ajusta del todo a las necesidades del tipo de perfil que actualmente se ve afectado por la nueva ley.
Esto se debe a que anteriormente las máquinas de fichaje se usaban en grandes empresas para el control interno (no porque lo requiriese una ley) dentro de la oficina, y servían para analizar a dedo los horarios de entrada y de salida de los empleados. Esto, sin embargo, no es lo que necesita una PYME de 2-15 empleados en la que ahora la mitad teletrabajan, porque:
- Lo que buscan es una la solución que le ayude simplemente a cumplir con la ley (y esta solo requiere que el empleado confirme cuál ha sido su horario, no registrar el minuto exacto cuando el empleado entra y sale).
- Buscan algo barato y simple de integrar con su día a día, no una máquina de fichaje que le valga 500€ más una recurrencia de 50€ al mes.
- Necesitan asegurarse que cumple con la ley, cosa que con muchas máquinas de fichaje no ocurre.
- Necesitan que la solución pueda usarse en situaciones de teletrabajo, ya que una máquina de fichaje lleva implícito que necesita estar el equipo en la misma oficina.
La opción de la máquina de fichaje está bien pero, en nuestra opinión, está hecha para equipos grandes de oficina en los que hay mucho interés por analizar entradas y salida, y no para PYMES que solo buscan cumplir con la ley.
5. Digitalizar el proceso con Apps
En nuestra opinión, para la situación actual, esta es la mejor solución posible y la menos costosa por mucha diferencia.
Si la app es buena y está centrada en resolver este problema (hay muchas muy complejas y costosas que no se centran en ello y se acaba pagando por cosas que no solo no te importan sino que complican la navegación) introducir este tipo de solución es simple, barato y muy eficaz.
Por ejemplo nosotros, desde MiRegistro, tratamos de centrarnos en ayudar exclusivamente el cumplimiento de esta ley, y lo único que tiene que hacer la empresa que se da de alta es:
- Establecer el horario laboral de cada empleado según donde vive (se adapta al calendario festivo de su zona).
- El empleado cada día abre la app y “firma” que ese ha sido su horario.
- Cada mes el empresario o la gestoría pueden descargarse una tabla con todos los registros que puede entregar directamente a la Seguridad Social (nuestros abogados revisan que estas cumplen perfectamente con lo exigido por el estado).
Si, así de simple.
Lo que entendemos nosotros es que medidas como estas por parte del Estado solo molestan al emprendedor medio, y estos solo quieren algo rápido, barato, sencillo y compatible con el teletrabajo para cumplir y seguir su camino, por lo que MiRegistro está pensado específicamente para ello.
Además de esto, nuestra app ofrece otros beneficios clave para el cumplimiento de la ley como:
- Seguridad y almacenamiento: la app genera y almacena copias de seguridad de los registros (hay que guardarlos durante 4 años), además de detectar posibles errores o infracciones.
- Versatilidad para el registro horario: nuestra app permite crear horarios independientes según el centro de trabajo, por turnos o por horas y dar de alta o baja a los empleados.
- Rapidez ante cambios en la ley (la app se actualiza cuando ocurren).
Regalo final
Si ya has llegado hasta aquí probablemente comprendes porque actualmente la gran mayoría de PYMES tienen un problema serio que además ni siquiera saben que tienen y, por ello, desde MiRegistro queremos ayudar al máximo número de ellas a reducir y eliminar las multas ahora aún que pueden (cuanto más se espere más se acumula la infracción y la multa).
Esta ayuda consiste en que, para las primeras 250 empresas, MiRegistro se compromete a pagarles 8 meses de servicio de los dos primeros años, dejando un precio que si ya era bajo mes a mes, con esta oferta queda en menos que Netflix y, por supuesto, una fracción del dinero que cuesta una máquina de fichaje o el tiempo de hacerlo nosotros mismos.
Nota:
Aproximadamente 140 empresas ya han recibido la ayuda desde que iniciamos la campaña, por lo que recomendamos darse prisa si se quiere acceder a ella (ten en cuenta que esta será la mayor ayuda que haremos de aquí en adelante).
Para poder acceder a esta ayuda lo único que se necesita hacer es rellenar el formulario, con lo que nuestro equipo se pondrá en contacto con vosotros para resolver cualquier duda y ayudaros en todo el proceso (estamos teniendo bastante cola así que es mejor rellenarlo para ser contactado antes de que no podamos ayudar a más empresas)
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